CENTRALITAS VIRTUALES Y FAX VIRTUAL

Recientemente un par de clientes nos han pregunatado sobre centralitas virtuales y fax virtual.Es un tema al cual nosotros no nos dedicamos, pero para dar respuesta a vuestras dudas, tenemos un “Articulo invitado”.

Nuestra amiga y colaboradora Ana López, Directora del Departamento de  Marketing  y comunicación de FONVIRTUAL y FAXVIRTUAL nos va a realizar una breve explicación de los servicios de centrales virtuales y pros y contras del servicio de Centralita Tradicional.

Muchas Gracias Ana y espero que os guste!!

 

 

¿Por qué necesitarías una centralita virtual?

 

Hoy en día, la atención al cliente es uno de los factores más importante a la hora de vender, el mercado es cada vez más competitivo y hay que saber diferenciarse de la competencia en pequeños detalles como este. La atención telefónica es una de las herramientas que cuida esa atención al cliente, por lo que hay que cuidar este aspecto, y optar por las centralitas telefónicas que se ofrecen en el mercado es una buena opción. Estas nos permiten dar un servicio completo, cercano al cliente y dar una imagen más profesional. Pero no todas las centralitas telefónicas nos van a permitir obtener eficientemente todo lo mencionado.

 

Cuando decides contratar una centralita telefónica debes tener en cuenta varios aspectos:

 

  • La calidad de la llamada: Si tu deseo es dar una buena atención telefónica, es preciso que la comunicación entre interlocutores sea fluida y correcta. Por ello la calidad de la misma debe ser un factor primordial.
  • Que pueda desviar a móviles: El actual entorno empresarial en el que nos movemos, exige una movilidad. Si tu centralita no puede desviar a teléfonos móviles estás muy limitado, ya que no te permitirá atender a tus clientes estés donde estés y cuando ellos lo necesiten.
  • Ahorrar en costes: Adquirir dispositivos o herramientas físicas puede hacer que tus costes aumenten considerablemente. Además tienes que tener en cuenta el coste de los desvíos de las llamadas, una tarifa que permita desvíos ilimitados puede lograr que tu factura a final de mes no sea gigante.

 

La telefonía tradicional cada vez está más obsoleta en el mundo empresarial, las limitaciones que trae consigo y los elevados costes que acarrean están logrando que cada vez más empresas opten por las centralitas virtuales.

 

Una centralita virtual es una centralita telefónica que no necesita una central física, como su propio nombre indica, es virtual. Se caracteriza por tener la capacidad de disponer de tantas extensiones como se desee, ya sea para líneas fijas o móviles, y con la ventaja de que no necesariamente en la misma ubicación, pueden estar en distintas ubicaciones incluso distintos países.

 

Además, con tu centralita virtual dispondrás de una serie de funcionalidades que traerán a tu empresa unos beneficios de un gran valor;

 

  1. Locuciones de voz: Las locuciones son mensajes informativos que oirá la persona que llama, orientándose sobre a que empresa está llamando, el horario de la misma o simplemente guiarle a través de las diferentes opciones que ofrecemos en nuestra empresa. Normalmente se configuran 4 locuciones;
    1. Una locución inicial en la que se informe al llamante sobre la empresa a la que está llamando
    2. Una locución que informe cuando nuestras líneas están ocupadas.
    3. Una locución que incluya el horario en el que podrán encontrarnos para esas personas que llaman fuera de horario.
    4. Para los períodos de vacaciones o festivos, se recomienda una locución específica en la que se informe al llamante de cuándo podrá volver a llamar
  2. Menú de opciones: Una de las funcionalidades mas útiles de la centralita virtual, ya que permite dividir las llamadas que recibimos entre los diferentes departamentos de la empresa. El cliente solo tendrá que pulsar la tecla correspondiente a la opción que mas encaja con el motivo de su llamada. (“Si quiere hablar con contabilidad, pulse 1, Administración, pulse ”) Además ayuda a mejorar la imagen de la empresa.
  3. Grabación de llamadas: La grabación de llamadas te permitirá acceder a una gran cantidad de información sobre las conversaciones contenidas en las llamadas que, de otro modo, se perderían. Es especialmente útil para aquellos casos en los que sea necesario rescatar el contenido exacto de determinadas conversaciones.
  4. Horarios: Las centralitas virtuales te permiten crear diferentes configuraciones en función de horarios y días que llamen. Por ejemplo, de lunes a viernes de 9 de la mañana a 2 de la tarde y de 4 de la tarde a 7. Dentro de estas franjas, nuestras llamadas entrarán con completa normalidad y serán atendidas según nuestra configuración ideal, pero si llaman fuera de ese horario puede saltar una configuración distinta avisando al cliente del horario en el que puede llamar a la empresa de nuevo.
  5. Transferencia de llamadas: Al recibir cualquiera de nuestras extensiones una llamada, la centralita virtual permite transferir la llamada hacia otra extensión sin necesidad de cortar la llamada. Además, la línea que transfiere quedará de nuevo libre para poder seguir recibiendo llamadas.
  6. Colas de espera: La cola de espera es muy útil para aquellas empresas en las que se reciben varias llamadas de forma simultánea y el llamante tarda unos segundos de más en ser atendido. Para evitar que cuelgue, su llamada se pasa a una cola de espera con música en la que aguardará hasta que alguna de nuestras extensiones finalice la llamada que estaba atendiendo y se libere.
  7. Buzones de voz: Para todos esos casos en los que no hemos podido atender la llamada, ya sea porque no estábamos, porque estábamos ocupados o porque ha llamado fuera del horario comercial o en festivo, parece una buena idea incluir buzones de voz. Con el buzón de voz se brinda al llamante la oportunidad de dejar un mensaje de voz con su consulta.
  8. Estadísticas: Gracias a la flexibilidad de las centralitas virtuales, podrás obtener una serie de informes sobre estadísticas de las llamadas a tu empresa que te ayudarán para evaluar tanto la calidad de atención de tus agentes, como que departamento recibe mas llamadas…

 

Como ven, una centralita virtual es una herramienta que beneficia de una manera muy significativa a cualquier empresa, y que supera las ya obsoletas centralitas físicas, una vez decidido por tu centralita virtual debes elegir otra cosa.

 

¿Centralita con VoIP o sin VoIP?

 

Los servicios de centralita IP pueden parecer mas económicos a simple vista, pero traen consigo una serie de inconvenientes que pueden lograr que la calidad de tu servicio empeore.

 

  • La calidad de llamada es mala: La voz viaja a través de Internet, esto provoca que la voz se corte y que el sonido de la llamada no sea el necesario para una correcta comunicación.
  • Necesitas una buena conexión a Internet: Para poder realizar la llamada el teléfono debe estar conectado a Internet, por lo que su tu conexión no es muy buena puedes tener problemas a la hora de realizar llamadas o desviarlos y es frecuente que se corten a mitad de llamada.
  • Necesitas dispositivos especiales: Es necesario la compra de varios dispositivos como Softphone.

 

Existen numerosas empresas que ofrecen este tipo de servicios de centralitas virtuales, si ya te has convencido de su utilidad, no dudes en visitarlas y comparar sus tarifas.

Ana Lopez

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Una respuesta a CENTRALITAS VIRTUALES Y FAX VIRTUAL

  1. adrian dijo:

    mui buen blog aprendo cosas nuevas aqui os dejo un portal de anuncios que esta creciendo poco a poco si os interesa se llama bingo anuncios

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